Если вы подумываете о собственном пивном фестивале или хотите организовать с друзьями культурное крафтовое мероприятие в родном городе, — вот несколько этапов, которые вам придётся пережить. Для составления универсальной методички мы изучили опыт проведения нескольких фестивалей с разных точек зрения и попросили Сергея Григорьева, одного из организаторов фестиваля Craft Weekend, дать свой экспертный комментарий о неочевидных тонкостях этого дела.

Как и в любом деле, начинать надо с идеи. Чтобы мозг заработал в правильном направлении, рекомендуем посетить несколько европейских и отечественных фестивалей (не обязательно пивных). А уже после ответить себе на вопросы:

• Какая у вас цель?

Просветить, собрать всех биргиков в одном месте, заработать много денег (любой организатор фестиваля скажет вам, что это очень спорная цель), устроить классную тусовку, создать удобное поле для приобретения деловых контактов. От цели напрямую зависят следующие два пункта.

Со слов Сергея Григорьева [далее в тексте — С. Г.], цель на 100 % определяет формат мероприятия. Например, две главные задачи Craft Weekend — просвещение и привлечение непивной аудитории — превратили фестиваль не просто во встречу биргиков, а в культурное событие с мастер-классами, лекциями, полноценным фуд-кортом и живой музыкой.

• Кто ваш посетитель?

Биргик, простой обыватель, любитель фестивалей, пивовар или дистрибьютор, тусовщик. Можно ориентироваться на определенный тип посетителя, а можно сделать фестиваль для всех, но тогда придётся разместить максимальное количество интерактивов в одном месте.

С. Г.: «Делать пивной фестиваль для разных типов посетителей намного сложнее. Ведь биргика интересует пиво, пиво и ещё раз пиво, а „обычного“ человека надо развлекать классной музыкой, вкусной едой, познавательными мастер-классами. Это в десятки раз усложняет организацию, но и делает её намного интереснее».

• Каков формат мероприятия?

Когда вы поняли, чего хотите достичь и кого увидеть на своём мероприятии, самое время определиться с форматом:

• крафтовый фестиваль для биргиков (Big Craft Day в Москве);
• мероприятие с пивом, едой, музыкой и развлечениями (Craft Weekend в Санкт-Петербурге и Craft Depot в Москве);
• масштабное гуляние с песнями, драками и пивом (Московский фестиваль пива в Лужниках).

От формата будет зависеть степень сложности подготовки.

Выбор места — один из самых важных пунктов в организации фестиваля. На свежем воздухе или под крышей? В центре города или вдали от суеты? Первостепенный вопрос — вместимость, большинство организаторов начинают поиск именно с него.

Второй — расположение. Место однозначно должно быть легкодоступным, желательно в одном из центральных районов. Хорошо заранее подумать о том, откуда люди будут приезжать и куда отправятся после мероприятия. Например, расположение фестиваля Big Craft Day в «Гостином дворе» отчасти обусловлено тем, что большой процент гостей приезжает из других городов, и им будет приятно заодно прогуляться по Красной площади.

Идеально, если большая часть фестиваля разместится в крытом помещении, а остальное (например, фуд-траки и зоны отдыха) — на прилегающей открытой территории. Можно обратить внимание на популярные общественные пространства, которые сделали из бывших заводских цехов.

С. Г: «При выборе локации поставьте себя на место посетителя. Удобно ли ему будет добираться, приятно ли находиться на территории. Чтобы организовать комфортные условия, в помещении должна быть возможность для зонирования. И хотя бы часть территории обязательно должна находиться под крышей: дождь может всё испортить».

Если вы не владелец дистрибьюторской компании или пивоварни, вам важно заручиться поддержкой специалистов, партнёров и спонсоров. Это как минимум поможет в поиске участников, особенно иностранных.

Если вы впервые устраиваете фестиваль, вряд ли выстроится очередь из желающих предложить вам сотрудничество, поэтому обратите внимание на профильные компании по производству пивоваренного оборудования и сырья, а затем постарайтесь убедить их поучаствовать в вашем мероприятии. Будьте готовы к тому, что финансировать вас спонсоры не будут, скорее, помогут сократить расходы на взаимовыгодных условиях.

Как только вы присмотрите локацию, сразу же принимайтесь за решение административных вопросов. Чтобы открыть пивоварню и продавать свою продукцию, надо пройти девять кругов ада (они же инстанции), а при организации фестиваля количество «кругов» увеличивается в два раза. Поэтому большинство организаторов начинают готовиться к будущему мероприятию минимум за полгода.

Предварительная продажа билетов по привлекательной цене поможет статистически рассчитать предполагаемое количество посетителей. Как правило, продажу запускают после утверждения помещения и нескольких базовых имён участников. Рекламная кампания запускается примерно на этом же этапе.

В идеале для нормального распространения информации о фестивале вам нужен собственный сайт или сайт-партнёр, который будет «заземлять» весь трафик из соцсетей в одном месте, где собрана исчерпывающая и доступная информация. Также для продвижения вам потребуется пара известных билетных операторов.

Для рекламы мероприятия нужно задействовать все существующие тематические порталы и медиа, социальные сети и пивных блогеров. Если можете нанять пиарщика, обязательно сделайте это. Реклама в СМИ и по городу обойдётся в кругленькую сумму.

С. Г: «При организации крупного фестиваля затраты на рекламу могут составить от 300 тысяч рублей».

Для фестиваля крафтового пива важно не столько количество участников, сколько имена. Пивоварни — любимицы публики обязательно должны быть в списке, но без фрешменов тоже не обойтись, если вы хотите, чтобы фестиваль имел репутацию актуального мероприятия, по которому можно судить о рынке. Сильно посодействовать в поиске могут партнёры из пивной сферы, а также прямые приглашения.

Сотрудничество с пивоварнями строится по разным сценариям:

• Пивоварни платят за участие и имеют возможность продавать пиво. Такая система подразумевает реальные деньги в качестве оплаты на фестивале (т. к. жетоны добавляют лишние сложности во взаимоотношения).
• Организаторы выкупают пиво (популярная практика на биргиговских фестивалях). Здесь система оплаты может быть любая.

Еда на фестивале нужна и важна. Старайтесь подбирать разных и только проверенных участников. Фуд-траки есть у большого количества известных стритфуд-заведений с самыми разными концепциями. Классические бургеры, пиццы и колбаски дополните чем-нибудь необычным и вегетарианским.

Музыкальная программа. Считается, что идеальный музыкальный фон для пивного фестиваля — это драм-н-бейс, регги и рок. Сделайте исключение, отдайте предпочтение фанку, джазу и электронике. Нетипичный выбор музыкальной программы выделит вас из череды других пивных мероприятий.

Кстати, если пригласить пару местных музыкальных групп, можно рассчитывать на посещение фестиваля их поклонниками. Для тех, кто пришёл только за музыкой, можно сделать специальную цену.

После урегулирования основных вопросов стоит обратить внимание на детали.

• Организация пространства. Достаточное количество зон для отдыха и столов, санитарные зоны (большое количество негативных комментариев на пивных фестивалях посвящено нехватке зон для ополаскивания бокалов), комфортная громкость музыки.

С. Г.: «Зонирование — одна из важнейших задач. Нужно прикинуть количество народа, логистику. Музыкальная программа не должна мешать общению у стоек с пивом, очереди к прилавкам не должны блокировать движение. Люди, в конце концов, не должны тереться локтями».

• Сценарий (который обязательно будет изменён ещё сотню раз).
• Набор волонтёров. Существует несколько форм сотрудничества: оплачиваемые смены или же бесплатный вход и неограниченное количество пива в другой день фестиваля.
• Печать буклетов с картой и полным списком пивоварен.

Если есть возможность, сделайте мобильное приложение. Это сразу добавит вам очков, но не заменяйте им буклеты: как правило, большинство отдаёт предпочтение печатным гидам.

• Дегустационные бокалы. Каждый пивной фестиваль обеспечивает гостей бокалами. Чем оригинальнее и красивее будет форма и оформление, тем выше будет уровень лояльности к мероприятию. Помните: бокалы нужно делать с значительным запасом, так как битья посуды не избежать.
• Система оплаты.

1. Реальные деньги.

Плюсы: упрощает расчёты и сотрудничество с участниками фестиваля.

Минусы: проблемы с разменом, необходимость установки банкомата или наличия банковских терминалов.

1. Безлимит.

Плюсы: упрощает сотрудничество с участниками, стоимость пива можно полностью включить в стоимость билетов.

Минусы: сложности в расчёте количества напитков, много сильно перебравших людей и вероятность того, что пиво закончится раньше, чем фестиваль.

1. Жетоны.

Плюсы: удобство в использовании.

Минусы: сложность в контроле пролива, усложнение системы учёта, лишние траты.

С. Г: «Жетоны добавляют массу проблем. Во-первых, необходимо привлекать дополнительных людей, которые будут их продавать, контролировать и переводить в денежный эквивалент по окончании фестиваля. Во-вторых, путаница с жетонами может создать конфликтные ситуации с пивоварнями-участницами.

После монтажа и подготовки помещения, обязательной проверки работоспособности всех элементов наступает время фестиваля. Будьте готовы немедленно реагировать на различного рода форс-мажоры, которых будет много, как бы хорошо вы ни подготовились.

После завершения фестиваля радуйтесь и гордитесь собой, а также проведите незамедлительную работу над ошибками, если хотите повторить мероприятие в следующем году.

Самые распространённые виды проблем на крафтовом фестивале:

• Очереди. Главный бич фестивалей, явление, которое чаще других упоминается в гневных отзывах посетителей. Здесь может помочь грамотное планирование, своевременный анализ статистики и терпение, так как очередей всё же не избежать.
• Выход из строя музыкального оборудования, проблемы со звуком. Нанять грамотного звуковика или освоить азы самому.
• Отсутствие сигнала мобильной сети. Смириться и сделать в буклетах поля для дегустационных заметок, чтобы смягчить впечатление от проблем с доступом в untappd.
• Битьё посуды. На некоторых пивных фестивалях это стало традицией, при этом очень травмоопасной. Здесь поможет служба охраны и высокая цена на бокал при его утере.
• Пьяные драки. В сообществе любителей крафта обычно царит мирная атмосфера, но иногда эмоции сильно зашкаливают. И снова служба охраны.
• Грубые негативные отзывы. Хорошая подготовка и благие намерения не уберегут от любителей покритиковать и обратить внимание на мелочи. Не принимать критику близко к сердцу, а если она объективная — прислушиваться.

С. Г: «На фестивалях бывало всякое. Однажды за пару часов до закрытия отрубилось электричество, холодильники перестали работать, пиво тёплое, еле льётся. Пришлось бегать и искать местного электрика, а это очень непросто сделать в 10 вечера. Иногда приходилось уговаривать изрядно надегустировавшихся пивоваров пойти подышать.

У организаторов всегда много проблем со стеклом, дегустационные бокалы — вещь нужная, но травмоопасная, поэтому надо быть начеку. А вообще большинство технических проблем решает достаточное количество дежурных техников».

Бюджет зависит от множества факторов и деталей, но три главные статьи расходов это:

• аренда помещения;
• монтаж и строительство пространства фестиваля;
• зарплата.

С. Г: «На крупном фестивале, где проходимость около восьми и более тысяч человек в день, работает в среднем 30–40 человек с учётом волонтёров и организаторского состава».

Напоследок мы попросили Сергея дать совет начинающему организатору фестиваля: «Пойти погладить кота и заняться чем-нибудь полезным. Ну или запастись успокоительным и приготовиться заложить квартиру».